Các hệ quản trị ECM có nói chung có thể chia ra làm bốn mục chính:

• Thu thập dữ liệu: làm thao tác lấy dữ liệu từ những nguồn khác nhau như văn bản tài liệu giấy, các tài liệu điện tử (văn bản, bảng tính, bản trình chiếu...), dữ liệu âm thanh, hình, phim ảnh. Liên quan đến các công nghệ nhận dạng, tạo chỉ mục, phân loại.
• Lưu trữ dữ liệu: đưa các dữ liệu nhập vào cất giữ, quản lý như sao lưu/phục hồi. Liên quan thiết bị lưu trữ (ổ đĩa cứng, băng từ, CD-ROM...), công nghệ lưu trữ ?, thời hạn lưu trữ
• Phân phối: cách đưa dữ liệu đến người dùng, liên quan đến tính bảo mật (tài khoản/quyền hạn), tìm kiếm, hiển thị, ứng dụng hiển thị, định dạng file xuất
• Quản lý: khái niệm chung có thể hiểu bao gồm cả ba mục còn lại. Các phần quản lý bao gồm quản trị cơ sở dữ liệu, quản lý hệ thống, quản lý người dùng